Політика конфіденційності

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155/65699969 E-Mail: info@privadi.net

Уповноваженого з захисту даних немає; законодавчі передумови для цього відсутні.

PrivadiOffice свідомо розділяє два види даних.

Ваші власні дані — обліковий запис, дані фірми, налаштування. За них відповідаємо ми, і саме про них ця політика.

Дані ваших клієнтів і працівників, які ви вносите в PrivadiOffice. За них відповідаєте ви. Ми лише зберігаємо їх для вас і не переглядаємо. Це врегульовано договором про обробку даних.

У PrivadiOffice немає доступу, через який ми могли б переглядати дані клієнтів наших користувачів, і такий доступ не створюватиметься. Якщо вам потрібна допомога і нам треба зазирнути до вашого облікового запису, це можливо лише за вашим явним і тимчасовим дозволом. Кожен такий доступ протоколюється.

На сервері в Німеччині, який обслуговує STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. З'єднання зашифроване (TLS). Передавання до країн поза межами ЄС не відбувається.

З постачальником сервера укладено договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR.

Під час відкриття обробляються технічні дані, які передає ваш браузер: запитана адреса, час, обсяг переданих даних, сторінка-джерело, ідентифікатори браузера та операційної системи, а також IP-адреса. Це технічно необхідно для показу сторінки та слугує безпеці роботи.

Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR. Ці журнали видаляються щонайпізніше через 7 днів.

Ми самі рахуємо, скільки разів відкривали головну сторінку. При цьому зберігаємо лише дату, відкриту сторінку та — за наявності — сторінку, з якої прийшов відвідувач.

Не зберігаються: IP-адреса, будь-які ідентифікатори, файли cookie чи інші ознаки, за якими можна впізнати відвідувача. На вашому пристрої нічого не зберігається і нічого не зчитується. Профілювання не здійснюється.

Сторонні сервіси на кшталт Google Analytics не використовуються. Правова підстава — ст. 6 (1) (f) GDPR.

Той самий підрахунок охоплює також брендовий сайт privadi.com і посередницький портал privadi.de, якими керує той самий відповідальний. Дані зберігаються тут разом і розрізняються лише префіксом перед адресою сторінки. Тут також не зберігаються ні IP-адреси, ні ідентифікатори.

PrivadiOffice встановлює один технічно необхідний файл cookie — сеансовий файл входу. Без нього ви не змогли б увійти. Він не містить рекламних чи аналітичних ознак.

Строк його дії ви обираєте під час входу. Без позначки «Залишатися в системі» PrivadiOffice виходить із системи після однієї години без активності. З позначкою вхід залишається дійсним до 30 днів і подовжується з кожним візитом. «Вийти» та видалення даних браузера завершують його будь-коли; позначка діє лише для того браузера чи застосунку, де ви її поставили.

Рекламних файлів cookie та файлів сторонніх постачальників немає. Тому банер про cookie не з'являється.

Для облікового запису ми обробляємо: адресу електронної пошти, пароль (лише як контрольну суму, ніколи у відкритому вигляді), ім'я, дані фірми, адресу, контактні дані, податковий номер і номер ПДВ, банківські реквізити для друку на рахунках, ваші налаштування, а також час реєстрації та останнього використання.

Правова підстава — ст. 6 (1) (b) GDPR, виконання договору.

Добровільно для оцінки податків: якщо ти вносиш у налаштуваннях дані для розрахунку податків — правову форму, ставку промислового податку твоєї громади, спільне оподаткування з партнером, інші доходи, ставку церковного податку — вони зберігаються у твоєму обліковому записі. Вони слугують виключно для показу приблизної суми податку в програмі. Розрахунок виконується на нашому сервері; передавання податковим органам, податковим консультантам чи іншим третім особам не відбувається. Ці дані є добровільними; без них програма рахує за стандартними припущеннями. Правова підстава — твоя згода за ст. 6 (1) (a) GDPR, яку ти можеш будь-коли відкликати, очистивши поля.

Строк зберігання: на час дії договору. Після завершення підписки обліковий запис і вміст зберігаються ще три місяці; у цей час ви можете завантажити свої дані, решта функцій заблокована. Після цього обліковий запис і вміст видаляються автоматично та безповоротно — за 14 днів і за один день ми нагадуємо електронною поштою. Якщо ви видаляєте акаунт самі, це відбувається одразу після вашого підтвердження електронною поштою. Виняток становлять документи, що підлягають законному обов'язку зберігання — рахунки, виставлені вам, ми зберігаємо до десяти років.

Посередницький портал privadi.de і PrivadiOffice веде той самий відповідальний (див. пункт 1), і з 04.09.2026 вони ведуть для підприємств спільний обліковий запис: з тією самою адресою електронної пошти та тим самим паролем ви входите до обох сервісів. Переадресації немає. Приватні клієнти порталу не мають облікового запису PrivadiOffice; їхніх даних ми не отримуємо.

Обліковий запис зберігається тут, у PrivadiOffice. Коли підприємство реєструється на порталі як партнер, його обліковий запис створюється тут; при цьому передаються імʼя, адреса електронної пошти, пароль, назва фірми та час згоди з умовами, політикою конфіденційності та договором про обробку даних. Пароль ми зберігаємо лише як контрольну суму, ніколи у відкритому вигляді. Під час кожного входу на портал портал передає адресу електронної пошти та пароль до PrivadiOffice для перевірки; зміни пароля або адреси на порталі виконуються тут і діють для обох сервісів.

Якщо ви входите тут з обліковим записом підприємства, який досі існував лише на порталі, PrivadiOffice перевіряє пароль на порталі та в цей момент створює спільний обліковий запис; портал передає імʼя та назву фірми. Підприємство з порталу отримує пакет Equip; згоду на договір про обробку даних ми просимо під час першого візиту.

Кнопка Увійти через PrivadiOffice на порталі залишається: якщо ви її натиснете, ми підтверджуємо порталу через підписаний код (дійсний 60 секунд, одноразовий), що ви тут авторизовані; передаються адреса електронної пошти, імʼя та обраний пакет, але не пароль. Підлеглі облікові записи для працівників не можуть скористатися цим шляхом.

Якщо ваше підприємство має партнерський обліковий запис на порталі, PrivadiOffice показує в огляді кількість відкритих оголошень, запитів і доручених замовлень з порталу; для цього PrivadiOffice запитує портал із вашою адресою електронної пошти, а портал повертає лише кількості, без даних клієнтів. Усі передавання відбуваються виключно в межах одного сервера; дані його не залишають. Це не передача третім особам. Обидва сервіси ведуть окремі бази даних для свого вмісту. Правова підстава — стаття 6(1)(b) GDPR.

Видалення: для спільного облікового запису діє пункт 7. Коли ваш обліковий запис видаляється тут — за вашим бажанням або автоматично через три місяці після закінчення підписки — одночасно видаляються ваш доступ, пропозиції, повідомлення та дозволи на передачу даних на порталі, і ваше підприємство там більше нікому не видиме. Запис про підприємство та підтвердні документи зберігаються на порталі після цього три роки, щоб можна було ще врегулювати вимоги з посередницьких замовлень, а потім видаляються автоматично (докладніше в політиці конфіденційності порталу, пункт 7). Окремого розірвання немає.

Якщо ви надсилаєте рахунки або пропозиції з PrivadiOffice, це відбувається через сервер вихідної пошти вашого власного постачальника, який ви вказуєте в налаштуваннях. Тобто повідомлення надходить від вас, а не від нас. Ваші дані доступу зберігаються зашифрованими в обліковому записі.

Якщо ти не вкажеш власну скриньку, з 29.08.2026 ми надсилаємо повідомлення через нашого відправника noreply@privadi.net. Відправником є назва твоєї фірми, відповіді клієнтів надходять на твою адресу. При цьому наш поштовий провайдер обробляє ім’я й адресу твого клієнта та вкладений рахунок; у цій частині він є нашим обробником. Ми повідомлень не зберігаємо.

Лише для системних повідомлень, що стосуються вас особисто — наприклад, посилання для скидання пароля — ми використовуємо власного відправника.

Якщо ви створюєте регулярний рахунок, він виписується автоматично у встановлений день і — якщо ви так налаштували — надсилається зазначеному клієнту без вашої участі. Для цього на сервері раз на добу виконується процес за розкладом, який перевіряє, які серії настали. Жодних інших даних при цьому не обробляється, ніж при рахунку, надісланому вручну; змінюється лише те, що запуск відбувається за годинником, а не за вашим натисканням. Відповідальність за надсилання залишається за вами.

З 29.08.2026 програма перед надсиланням запитує отримувачів. Заздалегідь вписана адреса з картки клієнта; її можна змінити для цього листа, додати інші адреси або надіслати копію собі. Ці адреси використовуються лише для цієї відправки і не зберігаються — назавжди адресу змінюють лише в картці клієнта.

Те, що ви вносите в PrivadiOffice про своїх клієнтів і працівників, ми обробляємо виключно за вашим дорученням і вказівками. Для цього між вами і нами діє договір про обробку даних згідно зі ст. 28 GDPR, який ви укладаєте під час реєстрації та можете переглянути будь-коли.

Важливо для вас: щодо своїх клієнтів і працівників контролером є ви. Тож ви маєте повідомити їх про обробку їхніх даних — це охоплює ваша власна політика конфіденційності, а не наша.

До кожного працівника ви можете додати документи в розділі „Документи“, що створюються з його даних — трудовий договір і анкету. Вони зберігаються як текст у вашому обліковому записі на тому самому сервері, що й інші ваші дані, і ми їх не переглядаємо. Якщо ви видалите працівника, його документи буде видалено разом із ним; окремі документи можна видалити будь-коли. Строки зберігання кадрових документів визначаються податковими та соціальними нормами, що діють для вас як роботодавця — це ваше рішення, не наше.

Якщо ви користуєтеся обліком робочого часу, ви обробляєте робочий час своїх працівників: початок і кінець кожної зміни, прив'язаний об'єкт, розраховані з цього години, а також кожну подальшу зміну із зазначенням часу та автора. Журнал змін — не додаток, а наслідок вашого обов'язку вести записи згідно з § 17 MiLoG. На тих самих даних ґрунтуються щомісячна підготовка зарплати для бухгалтера та прогноз витрат на оплату праці; після закриття місяця його вже не можна змінити непомітно.

Так само ви фіксуєте відсутності: відпустку, хворобу, неоплачувану відпустку та свята — щоразу з періодом, станом заявки та вільною приміткою. Якщо працівники повідомляють про це самі через свій особистий доступ, записи створюються там. Те, що хтось хворів у певні дні, є даними про стан здоров'я у розумінні ст. 9 GDPR. Ви збираєте їх як відповідальна особа і лише тією мірою, якою вони потрібні для збереження заробітку, планування відпусток і виконання ваших обов'язків щодо ведення записів; для нас як обробника діє ст. 9(2)(b) GDPR разом із договором про обробку даних. Діагнози не місце в полі примітки — для жодної з цих цілей вони не потрібні.

Дані про час і відсутності зберігаються, доки ви не видалите працівника. Які строки зберігання діють для вас — наприклад, два роки для записів згідно з § 17 MiLoG — визначається вашими власними обов'язками як роботодавця.

З 29.08.2026 програма фіксує для кожного рахунку ще два моменти часу: коли його востаннє надрукували і коли його надіслали клієнтові електронною поштою. Обидва описують вашу власну дію і не є додатковими даними про клієнта; вони показані в полі перегляду поруч зі списком рахунків і видаляються разом із рахунком.

Якщо ви змінюєте записану оплату або скасовуєте її, програма фіксує і це: час, обліковий запис, під яким виконано дію, і попереднє значення. Це не оцінювання вашої поведінки, а простежуваність, якої вимагають принципи належного ведення обліку для виправлень. Ці записи видаляються разом із рахунком.

З 29.08.2026 оплати клієнтів можна фіксувати також частинами. Для кожної оплати програма зберігає суму, дату надходження, спосіб оплати (готівка, банк, картка або інше), необов'язкову примітку та обліковий запис, який її вніс. Ці дані стосуються платіжної поведінки вашого клієнта і видаляються разом із рахунком. Для власних витрат програма додатково зберігає день оплати та спосіб оплати; це стосується вашого підприємства, а не клієнтів.

З 30.08.2026 є касова книга. У ній ваші власні готівкові операції з датою, типом, сумою, ставкою податку, призначенням, посиланням на документ і поточним залишком; якщо запис виник з оплати клієнта, поруч стоїть номер рахунку. Це стосується вашого підприємства; нових даних про клієнта не додається. Записи ніколи не змінюються і не видаляються — виправлення додається як окремий зустрічний запис, як вимагає закон. Касова книга видаляється лише разом із вашим обліковим записом.

Також з 30.08.2026 у клієнта можна зазначити, що ПДВ сплачує він сам, і зберегти строк дії його довідки. Це податкові дані про вашого партнера, потрібні для правильного рахунку; вони видаляються разом із клієнтом.

Застосунок для клієнтів (з 04.09.2026, вхід за паролем з 05.09.2026): Ваші клієнти можуть увійти до окремого застосунку й бачити там свої візити, схвалені вами рахунки та новини. Для входу вони вказують номер клієнта, адресу е-пошти та власноруч обраний пароль. Перший пароль вони встановлюють за одноразовим посиланням, яке ми надсилаємо саме на ту адресу, що вказана в їхніх даних у вашому обліковому записі; так само діє забутий пароль. Ми зберігаємо для цього час входу, час встановлення пароля та контрольні значення пароля, посилання й сеансу — ніколи сам пароль і ніколи саме посилання. Невдалі спроби рахуються в пам'яті кілька хвилин, щоб запобігти підбору. Як підприємство ви можете відкрити застосунок зі своєї панелі в поданні одного зі своїх клієнтів; при цьому ви бачите лише дані, за які й так відповідаєте. Ми не фіксуємо, як часто клієнт відкриває застосунок і чи переглядав він рахунок. Відповідальним за ці дані залишаєтеся ви; ми обробляємо їх за вашим дорученням.

Повідомлення про візити та реклама (з 05.09.2026): Коли клієнт бронює візит, ми надсилаємо вам повідомлення від вашого імені; коли ви підтверджуєте або відхиляєте, повідомлення надходить клієнту. Якщо ви під'єднали календар, ми записуємо підтверджений візит з ім'ям і контактами клієнта до цього календаря. Клієнти з обліковим записом у застосунку можуть також отримувати новини поштою; за замовчуванням «так», що спирається на § 7 абз. 3 UWG (реклама власних подібних послуг наявним клієнтам). Кожен клієнт може вимкнути це в застосунку будь-коли, у кожному повідомленні є посилання для відписки, а час заперечення ми фіксуємо. Відповідальність за зміст і надсилання залишається за вами.

Нагадування про візити (з 05.09.2026): Перед підтвердженим візитом ми надсилаємо вашому клієнту від вашого імені до двох нагадувань — за тиждень і за день, залежно від ваших налаштувань. Повідомлення містить дату й час, а також візит як вкладений файл календаря. Для цього на сервері раз на добу виконується процес за розкладом; для кожного візиту ми фіксуємо, яке нагадування вже надіслано, щоб нікому не написати двічі.

Ми не продаємо дані й не передаємо їх для реклами. Передавання відбувається лише постачальникам послуг, необхідним для роботи та діючим за нашим дорученням — наразі це лише постачальник сервера, — а також якщо ми зобов'язані за законом.

Під'єднання календаря (з 04.09.2026, необов'язково): Якщо ти під'єднуєш у налаштуваннях свій календар Apple (iCloud), ми зберігаємо твій Apple ID і створений для цього в Apple пароль для програми в зашифрованому вигляді у твоєму обліковому записі. Сервер отримує з ним записи обраного тобою календаря від Apple Inc. і створює там заброньовані візити; при цьому ім'я, контактні дані та бажаний час твого клієнта потрапляють у твій календар в Apple. Apple тут є твоїм постачальником, а не нашим — для захисту даних у твоєму обліковому записі Apple діють правила Apple. Якщо ти від'єднуєш календар, ми негайно видаляємо Apple ID і пароль із твого облікового запису; записи у твоєму календарі залишаються в Apple.

Ви маєте право будь-коли на:

• доступ до збережених про вас даних (ст. 15 GDPR)
• виправлення неправильних даних (ст. 16 GDPR)
• видалення (ст. 17 GDPR)
• обмеження обробки (ст. 18 GDPR)
• отримання ваших даних у поширеному форматі (ст. 20 GDPR)
• заперечення проти обробки на підставі законних інтересів (ст. 21 GDPR)

Достатньо звичайного повідомлення на info@privadi.net.

Крім того, ви можете подати скаргу до наглядового органу. Для нас це Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Якщо в PrivadiOffice змінюється щось, що стосується поводження з даними, ми одразу оновлюємо цю політику та підвищуємо дату вгорі. Користувачі, які увійшли, бачать у програмі позначку поруч із пунктом «Конфіденційність», доки одного разу не відкриють політику.